Апостиль и легализация документов для виз: чек-лист по странам

Апостиль — это удостоверение, благодаря которому официальный документ действителен за рубежом, а отсутствующий или неверный апостиль — одна из самых частых причин задержек при оформлении виз, ВНЖ и поступления в вуз. В этом руководстве объясняем, что такое апостиль, чем он отличается от легализации, каким документам он нужен и как подготовить бумаги для Италии, Грузии, Китая и Аргентины.

Требования зависят от страны, документа и органа. Прежде чем начинать, всегда уточняйте, что требуют ваше консульство, посольство или университет.

Что такое апостиль?

Апостиль — это удостоверение, которое компетентный орган страны выдачи прикрепляет к официальному документу. Он подтверждает подлинность подписи, печати и должности лица, подписавшего документ. Он не подтверждает, что содержание документа верно. Система основана на Гаагской конвенции 1961 года, которая заменяет прежнюю цепочку консульских заверений единым удостоверением между странами-участницами.

Апостиль и консульская легализация

• Апостиль: применяется между странами, которые обе являются участницами Гаагской конвенции об апостиле. Достаточно одного удостоверения от страны выдачи.
• Консульская легализация: применяется, если одна из стран в конвенции не участвует. Документ, как правило, проходит через министерство иностранных дел страны выдачи, а затем через посольство или консульство страны назначения.

Китай присоединился к конвенции, и она вступила там в силу 7 ноября 2023 года. С тех пор для документов, которые идут между Китаем и другими странами-участницами, как правило, нужен апостиль вместо консульской легализации. Перед началом проверьте актуальный список участников на сайте Гаагской конференции, потому что состав участников меняется.

Каким документам обычно нужен апостиль?

• Свидетельства о рождении, браке и разводе.
• Справки об отсутствии судимости (полицейские справки).
• Дипломы и приложения к ним (академические справки).
• Доверенности и корпоративные документы (после нотариального заверения).
• Справки с места работы и другие частные документы (после нотариального заверения).

Частным документам, например справке с места работы, обычно сначала нужен нотариус, а апостиль затем удостоверяет полномочия нотариуса.

Пошагово: как подготовить документы

1. Получите оригинал или официально заверенную копию в органе, который выдал документ.
2. Нотариально заверьте частные документы.
3. Запросите апостиль в компетентном органе страны, выдавшей документ.
4. Переведите документ и апостиль на язык, который требует орган страны назначения, как правило, у присяжного или сертифицированного переводчика.
5. Уточните, нужно ли дополнительно заверять, нотариально удостоверять или апостилировать сам перевод.
6. Подайте весь комплект именно в том виде, который требует консульство, университет или ведомство.

Заметки по странам

Италия

Для итальянских виз, таких как виза цифрового кочевника или виза Elective Residence, консульства обычно просят апостилированные справки и переводы на итальянский язык. Для учёбы у университетов и системы Universitaly свои правила по документам, они описаны в нашем руководстве по учёбе в Италии.

Грузия

Документы для ВНЖ, регистрации компании и открытия банковских счетов часто требуют апостиля и перевода на грузинский язык, а затем нотариального этапа. Подробнее о процессе читайте в нашем руководстве по ВНЖ в Грузии.

Китай

Для учёбы и работы в Китае такие документы, как дипломы, справки об отсутствии судимости и свидетельства о браке, теперь, как правило, требуют апостиля вместо китайской консульской легализации. Прочитайте наше руководство по учёбе в Китае и статью о стипендиях для учёбы в Китае и Северном Кипре.

Аргентина

Аргентина является участницей Конвенции об апостиле, поэтому апостилированные документы обычно принимаются для ВНЖ и аналогичных процедур, а переводы выполняет сертифицированный переводчик. Прочитайте наше руководство по переезду в Аргентину.

Частые ошибки

• Апостиль на незаверенной фотокопии.
• Пропуск нотариального этапа для частных документов.
• Перевод до апостиля, из-за чего перевод не охватывает апостиль.
• Истёкший срок действия документов. У справок об отсутствии судимости часто есть ограничение по сроку.
• Расхождения в именах или датах между документами.
• Предположение, что правила одной страны действуют и в другой.

Сколько это занимает времени?

Сроки сильно зависят от страны и ведомства: от нескольких дней до нескольких недель. Начинайте, как только узнаете, какие документы нужны, и держите запасные заверенные копии.

Часто задаваемые вопросы

Нужен ли апостиль на каждый документ? Только на те, которые запрашивает принимающий орган. Сверьтесь с его списком.

Можно ли получить апостиль в другой стране? Нет. Апостиль выдаёт страна, в которой выдан документ.

Что делать, если страна назначения не участвует в Гаагской конвенции? Как правило, потребуется консульская легализация.

Как мы можем помочь

Наша услуга Помощь с работой и легализацией помогает определить, какие документы вам нужны, подготовить и легализовать их и организовать переводы. Что делать после принятия документов, смотрите в нашем чек-листе первых 30 дней за границей. Мы не гарантируем решения, которые принимают органы власти. Запишитесь на консультацию и расскажите, куда вы едете и какие у вас документы.

Эта статья носит общий информационный характер и не является юридической консультацией.